Postup Poskytovateľa pri spracovaní osobných údajov Objednávateľa

• Tento dokument zakotvuje podmienky, za ktorých bude spoločnosť RANGE, s.r.o., so sídlom: Námestie Slovenského národného povstania 3, 917 01 Trnava, IČO: 36 238 236, zapísanou v Obchodnom registri Okresného súdu Trnava, Oddiel: Sro, Vložka č.: 12147/T (ďalej len „Poskytovateľ“) spracúvať osobné údaje, prístup ku ktorým získa v súvislosti s uzatvorením Zmluvy o poskytnutí používateľských účtov k programu MAXIMUS a Dohody s koncovým používateľom o používaní softvéru MAXIMUS (ďalej len „Softvér“).
• Tento dokument zároveň predstavuje podmienky poverenia Poskytovateľa spracúvaním osobných údajov, s ktorými bude objednávateľ Sofvéru v pozícii prevádzkovateľa (ďalej len „Objednávateľ“) súhlasiť uzatvorením Zmluvy o poskytnutí používateľských účtov k programu MAXIMUS a Dohody s koncovým používateľom o používaní softvéru MAXIMUS.
• Tento dokument je vypracovaný v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) („GDPR“) a § 34 zákona č. 18/2018 Z.z. o ochrane osobných údajov v platnom znení („Zákon“)
• Objednávateľ spracúva nasledovné osobné údaje dotknutých subjektov: meno, priezvisko, e-mailová adresa, trieda študenta, projekty študentov (ďalej len „Osobné údaje“). Za účelom zabezpečenia riadnej funkcionality Softvéru a plnenia zmluvných podmienok, ktorými sa riadi dodanie a prevádzka Softvéru a za účelom umožnenia využívania Softvéru žiakmi, študentmi, učiteľmi a inými pedagogickými pracovníkmi Objednávateľa (ďalej len „Dotknuté osoby“) je nevyhnutné, aby Objednávateľ využíval služby alebo činnosť Poskytovateľa. Poskytovanie týchto služieb je predmetom zmluvy a dohody, ktoré boli uzatvorené medzi Objednávateľom a Poskytovateľom a na základe ktorých Objednávateľ prijal tento dokument ako súčasť zmluvných podmienok týkajúcich sa spracovania Osobných údajov Dotknutých osôb.
• Objednávateľ poveruje Poskytovateľa spracúvaním osobných údajov Dotknutých osôb v mene Objednávateľa za podmienok dohodnutých v tomto dokumente. Poskytovateľ prijal primerané technické a organizačné opatrenia tak, aby spracúvanie Osobných údajov spĺňalo požiadavky príslušných zákonov a aby sa zabezpečila ochrana práv Dotknutých osôb. Objednávateľ poveruje Poskytovateľa spracúvaním Osobných údajov v dobre viere, že spracúvanie Osobných údajov Poskytovateľom neohrozí práva a právom chránené záujmy Dotknutých osôb.
• Poskytovateľ spracúva Osobné údaje na základe písomného pokynu Objednávateľa, ktorým je tento dokument. Poskytovateľ neprenáša Osobné údaje do tretej krajiny, ani ich neposkytuje medzinárodnej organizácii. Ak dôjde k vzniku potreby takéhoto prenosu Osobných údajov Poskytovateľ ju vopred oznámi Objednávateľovi, ak osobitný predpis alebo medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, takéto oznámenie nezakazuje z dôvodov verejného záujmu.
• Objednávateľ poveruje Poskytovateľa spracúvaním Osobných údajov prostredníctvom nasledovných operácií: zaznamenávanie a evidovanie, usporadúvanie v súboroch a zoznamoch, úprava, vyhľadávanie, prehliadanie, preskupovanie, kombinovanie, premiestňovanie, využívanie, uchovávanie, blokovanie, likvidácia. Poskytovateľ môže spracúvať Osobné údaje elektronickými prostriedkami alebo v elektronických aplikáciách. Poskytovateľ nespracúva Osobné údaje v listinnej forme.
• Poskytovateľ vykonáva spracúvanie Osobných údajov osobne alebo s využitím subdodávateľov pozícii ďalších sprostredkovateľov. Objednávateľ týmto udeľuje Poskytovateľovi všeobecný písomný súhlas na to, aby Poskytovateľ poveril spracúvaním Osobných údajov ďalších sprostredkovateľov. Poskytovateľ však vopred informuje Objednávateľa písomne (vrátane informácie uvedenej v emailovej komunikácii) o poverení ďalšieho sprostredkovateľa a na požiadanie oznámiť Objednávateľovi jeho identitu.
• Ak Poskytovateľ poverí spracovateľskými činnosťami ďalšieho sprostredkovateľa, zaväzuje sa mu písomne uložiť rovnaké povinnosti týkajúce sa ochrany Osobných údajov, ako sú ustanovené v tomto dokumente, najmä poskytnutie dostatočných záruk na prijatie primeraných technických a organizačných opatrení tak, aby spracúvanie Osobných údajov spĺňalo požiadavky právnych predpisov. Ak ďalší sprostredkovateľ nesplní svoje povinnosti týkajúce sa ochrany Osobných údajov, zodpovednosť voči Objednávateľovi nesie Poskytovateľ.
• Poskytovateľ zabezpečí, aby sa osoby oprávnené spracúvať Osobné údaje Dotknutých osôb (vrátane ďalších sprostredkovateľov) zaviazali, že zachovajú mlčanlivosť o informáciách, o ktorých sa dozvedeli, ak nie sú viazané povinnosťou mlčanlivosti podľa osobitného zákona.
• Poskytovateľ prijme primerané technické a organizačné opatrenia na zaistenie úrovne bezpečnosti Osobných údajov primeranej riziku ich úniku, so zreteľom na najnovšie poznatky, na náklady na vykonanie opatrení, na povahu, rozsah, kontext a účel spracúvania osobných údajov a na jednotlivé riziká pre práva Dotknutých osôb.
• Poskytovateľ zabezpečí, aby jeho zamestnanci a ostatné osoby, ktoré majú prístup k osobným údajom, spracúvali tieto údaje len na základe jeho pokynov alebo podľa osobitného predpisu alebo medzinárodnej zmluvy, ktorou je Slovenská republika viazaná.
• Poskytovateľ v čo najväčšej miere poskytne súčinnosť Objednávateľovi vhodnými technickými a organizačnými opatreniami pri plnení jeho povinnosti prijímať opatrenia na základe žiadosti Dotknutej osoby pri uplatnení jej práv v zmysle príslušných právnych predpisov.
• Poskytovateľ poskytne aj ďalšiu súčinnosť Objednávateľovi pri zabezpečovaní plnenia povinností vyplývajúcich z aplikovateľných právnych predpisov s prihliadnutím na povahu spracúvania Osobných údajov a informácie dostupné Poskytovateľovi.
• Poskytovateľ vymaže Osobné údaje alebo vráti Objednávateľovi Osobné údaje po ukončení poskytovania služieb týkajúcich sa spracúvania Osobných údajov na základe rozhodnutia Objednávateľa a vymaže existujúce kópie, ktoré obsahujú Osobné údaje, ak osobitný predpis alebo medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, nepožaduje uchovávanie týchto Osobných údajov.
• Poskytovateľ poskytne Objednávateľovi informácie potrebné na preukázanie splnenia povinností v zmysle aplikovateľných právnych predpisov a poskytne súčinnosť v rámci auditu ochrany Osobných údajov a kontroly zo strany Objednávateľa alebo audítora, ktorého poveril Objednávateľ.
• Poskytovateľ bez zbytočného odkladu informuje Objednávateľa, ak má za to, že sa pokynmi Objednávateľa porušujú právne predpisy alebo medzinárodná zmluva, ktorou je Slovenská republika viazaná, ktoré sa týkajú ochrany Osobných údajov.
• Spracúvanie Osobných údajov na základe tohto postupu bude prebiehať po dobu poskytovania služieb Objednávateľovi, pokiaľ Objednávateľ neurčí inak.
• Objednávateľ odškodní Poskytovateľa za akékoľvek nároky, náklady, záväzky, straty, škody, pokuty, výdavky alebo platby, ktoré Poskytovateľ utrpí z dôvodu porušenia akejkoľvek povinnosti Objednávateľa vyplývajúcich z aplikovateľných právnych predpisov v oblasti ochrany Osobných údajov.